1時間に設定したミーティングが毎回1時間かかっているのであれば問題があるかもしれない

背景

多くの場合は「1時間」というのは「きりが良いから設定している」という理由であるはず。
だとしたら1時間確保したミーティングが「毎回1時間かかっている」のはなぜなのか？

ミーティング前にちゃんとアジェンダを作ってどれに何分かかるか想定しているのか？
そうでないのになぜ1時間必要だと、それが妥当な時間だと言える？

...！？

実はもっと短くできるのでは？

ミーティングなら目的があり、ゴールの達成のために開催されているはず。
最短でゴールを達成するために全力を尽くす練習をしてみるのはどうだろうか。

実践例

1. 目的とゴールをはじめに確認する

当たり前のことかもしれないが意外とやられていないことが多い。
その結果ゴールに沿っていない議題にまで質疑応答が広がっていき時間オーバーになる。

2. 議事録を取る

個人的には絶対にやってほしい。

議事録を取るというのは新入社員に任せられがちだが、これは簡単だからではないと思っている。
議事録を取る、つまり「リアルタイムで情報を構造化して、抽象化していく作業」は、エンジニアだろうがコンサルタントだろうがどの職種でも広く汎用的に使うスキルだからだ。
これらは一朝一夕で身につくものではなくて結構訓練が必要なものだと思う。

今はAI議事録があるがあれはリアルタイムで整理整理してくれないし、何より自分の脳みそを全く使わないので構造化に対してかなりの自身がない限り私は進めない。
あとAI議事録使ってその後ちゃんとあれを見てる人っているんだろうか？

オンライン会議でGoogleDocsやNotionを使っている場合、複数人で書き込めるので、ぜひチーム全員で取り組んでみてほしい。

3. そもそも参加しない

以下の3つは会社・チームの文化的にやりにくいかもしれない。

マネージャーだったら「自分はこうやっていくぞ」でもいいかもしれないけどメンバーレイヤーだと難しい。 その場合、チームで話し合ったうえでこれはトライしてみよう、と話してみると良い。

それも難しそうなら「まず1週間試してみませんか？」と言って期間限定で導入して様子を見てみる。
「試しに期間限定でやってみる」というのはチームを進化させていくうえでとても大事。

3.1 最初から参加しない

議事録が事前に用意されているものならもしかしたらあなたはその会議に参加する意義がないものだとわかるかもしれない。
その場合はパブリックな場で参加しないことを宣言する。

パブリックな場でないと「これ話したかったのに！」となるので「パブリックな場」と指定している（Slackチャンネルとか）。

3.2 参加したあとで抜ける

それか、参加して目的とゴールを確認したあとに僕は必要なさそうなので抜けますね！と言ってしまう。

3.3 参加してるけど困ったら聞いてねのスタンス

やることはたくさんあるし、もしかしたら聞いておくくらいはしておいたほうが良いかもしれない。

そんなときは「会議からは抜けないし、他の作業してるけど困ったら声かけてね」くらいのスタンスを初手で表明する。

Tips

Googleカレンダーでは「会議の迅速化」の設定ができてデフォルトを60分から50分に、30分の場合は25分にすることができる